Ustawa o ochronie sygnalistów została oficjalnie podpisana przez Prezydenta RP 19 czerwca 2024 roku, co oznacza zakończenie procesu implementacji unijnej dyrektywy dotyczącej sygnalistów do polskiego systemu prawnego. Dokument ten został opublikowany w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 roku.
Od kiedy obowiązuje Ustawa o Ochronie Sygnalistów? Przepisy ustawy wejdą w życie po upływie trzech miesięcy od daty ogłoszenia, czyli 25 września 2024 roku. W tym czasie pracodawcy mają obowiązek opracowania i wdrożenia odpowiednich procedur zgłaszania nieprawidłowości i naruszeń prawa.
Czy warto już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia tych przepisów? Zdecydowanie tak. Im wcześniej zaczniesz, tym więcej czasu będziesz mieć na stworzenie i wdrożenie odpowiednich mechanizmów, które zapewnią zgodność z nowym prawem oraz ochronę sygnalistów w Twojej firmie. W tym artykule przedstawiamy najważniejsze informacje o ustawie, jej znaczenie dla przedsiębiorców oraz kluczowe aspekty wdrożenia nowych przepisów.
Czym jest ustawa o ochronie sygnalistów?
Ustawa o ochronie sygnalistów to akt prawny, który ma na celu zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym nieprawidłowości lub naruszenia prawa w miejscu pracy. Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające takie naruszenia, często narażeni są na represje, takie jak zwolnienie z pracy, mobbing czy inne formy dyskryminacji. Ustawa wprowadza mechanizmy, które mają zapobiegać takim sytuacjom, chroniąc prawa sygnalistów i zachęcając do zgłaszania nadużyć.
Kim jest sygnalista w zakładzie pracy?
Sygnalista, w rozumieniu ustawy, to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia informacje o naruszeniu prawa, uzyskane w związku ze swoją pracą lub współpracą z danym podmiotem.
Pojęcie sygnalisty nie ogranicza się wyłącznie do pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Ochroną objęci są także zleceniobiorcy, wolontariusze, stażyści, a nawet kandydaci na pracowników, którzy zdobyli informacje o naruszeniach podczas procesu rekrutacji. Sygnalistą może być także przedsiębiorca, akcjonariusz, członek organu zarządzającego, czy osoba pracująca pod nadzorem wykonawcy lub podwykonawcy.
W skrócie każda osoba zaangażowana w działalność firmy, niezależnie od formy prawnej tej współpracy, może pełnić rolę sygnalisty. Co więcej, ochronie podobnej do tej, którą mają sygnaliści, podlegają także osoby, które pomagają w dokonaniu zgłoszenia.
Kto jest objęty ustawą o ochronie sygnalistów?
Nowa ustawa dotyczy zarówno pracowników, jak i współpracowników, którzy zgłaszają nieprawidłowości związane z funkcjonowaniem firmy. Ochroną mogą być objęci także byli pracownicy oraz osoby, które dopiero ubiegają się o zatrudnienie. Przepisy dotyczą zarówno sektora publicznego, jak i prywatnego, a obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur mają wszystkie firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników.
Jak wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów w firmie?
Wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów to kluczowy proces, który wymaga odpowiedniego planowania i zaangażowania. Oto najważniejsze kroki, które pracodawcy powinni podjąć:
- Przygotowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych:Pracodawcy muszą opracować jasną i skuteczną procedurę zgłaszania naruszeń wewnątrz firmy. Procedura ta powinna być dostosowana do specyfiki firmy i zawierać szczegółowe instrukcje dotyczące sposobu zgłaszania nieprawidłowości, ochrony sygnalistów oraz sposobu postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami.
- Ustanowienie kanałów zgłoszeń: Pracodawcy są zobowiązani do utworzenia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń, które będą łatwo dostępne dla pracowników. Mogą to być dedykowane adresy e-mail, linie telefoniczne, platformy internetowe lub fizyczne skrzynki na zgłoszenia. Ważne, aby kanały te zapewniały poufność i ochronę danych osobowych sygnalistów.
- Prowadzenie rejestru zgłoszeń: Każde zgłoszenie powinno być rejestrowane, a pracodawca ma obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń. Rejestr ten powinien zawierać informacje o rodzaju zgłoszenia, dacie jego złożenia, danych osobowych sygnalisty (jeśli nie jest anonimowy) oraz podjętych działaniach następczych. Regularna aktualizacja rejestru jest kluczowa dla zachowania przejrzystości i zgodności z przepisami.
- Przeprowadzanie działań następczych i postępowań wyjaśniających: Po otrzymaniu zgłoszenia pracodawca musi uruchomić odpowiednie procedury wyjaśniające. Może to obejmować przeprowadzenie wewnętrznego dochodzenia lub powierzenie tego zadania niezależnemu podmiotowi, takiemu jak kancelaria prawna, aby zapewnić bezstronność weryfikacji zgłoszenia.
- Konsultacje z pracownikami lub ich przedstawicielami: Procedury zgłaszania naruszeń powinny być skonsultowane z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. Choć nie wymaga się zgody tych podmiotów, konsultacje muszą być przeprowadzone w określonym czasie, co najmniej 5, ale nie dłużej niż 10 dni od przedstawienia projektu procedury.
- Ogłoszenie procedury: Po opracowaniu i konsultacjach procedura musi zostać ogłoszona pracownikom. Wchodzi ona w życie 7 dni po jej ogłoszeniu, co daje pracodawcom i pracownikom czas na zapoznanie się z nowymi zasadami.
Jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrażaniu procedur dla sygnalistów BHPlink pomoże Ci na każdym etapie. Przeprowadzimy Twoją firmę przez cały proces, zapewniając zgodność z przepisami i bezpieczeństwo. Skorzystaj z naszego systemu do zarządzania zgłoszeniami i profesjonalnej pomocy!
Ochrona sygnalistów
Ochrona sygnalistów jest kluczowym elementem nowych przepisów, które mają na celu zachęcenie do zgłaszania nieprawidłowości bez obawy o negatywne konsekwencje. Ustawa zakazuje pracodawcom podejmowania jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalistów, co oznacza, że nie mogą oni zwolnić pracownika, obniżyć jego wynagrodzenia, ani w inny sposób pogorszyć warunków zatrudnienia. Pracodawca nie może również stosować mobbingu, dyskryminacji czy innych form represji w odpowiedzi na zgłoszenie.
Dodatkowo ustawa nakłada obowiązek zachowania poufności tożsamości sygnalisty, co ma zapobiec ujawnieniu informacji, które mogłyby wskazywać na osobę zgłaszającą. Aby zwiększyć poziom ochrony, pracodawcy mogą skorzystać z usług zewnętrznych podmiotów, które zajmują się obsługą zgłoszeń.
W sytuacji, gdyby sygnalista stał się ofiarą działań odwetowych, przysługuje mu prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia. Z drugiej strony, ustawa przewiduje również sankcje dla tych, którzy celowo zgłaszają fałszywe informacje, wiedząc, że są nieprawdziwe. W takich przypadkach osoba, która poniosła szkodę, ma prawo domagać się rekompensaty.
Czy ustawa o ochronie sygnalistów jest obowiązkowa?
Tak, ustawa o ochronie sygnalistów jest obowiązkowa dla wszystkich pracodawców. Wprowadza ona nowe wymagania, a ich niewypełnienie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Pracodawcy, którzy nie wdrożą procedur zgłaszania naruszeń, utrudniają sygnalistom dokonywanie zgłoszeń, podejmują działania odwetowe lub naruszają poufność tożsamości sygnalistów, mogą zostać ukarani grzywną, ograniczeniem wolności lub nawet karą pozbawienia wolności do 3 lat.
Ustawa przewiduje także kary dla sygnalistów, którzy świadomie zgłaszają fałszywe informacje. Przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów jest zatem niezbędne, aby uniknąć tych sankcji i zapewnić zgodność z prawem.
Praktyczne wyzwania związane z wdrożeniem ustawy o ochronie sygnalistów
Wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów wiąże się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami. Wyznaczenie osób lub działów odpowiedzialnych za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń oraz dobór odpowiednich kanałów komunikacji dopasowanych do specyfiki firmy to pierwsze kroki. Ważne jest również ujednolicenie procedur wewnętrznych, oraz dostosowanie lokalnych polityk do wymogów grupowych. Warto także rozważyć zaangażowanie zewnętrznych dostawców usług w celu zapewnienia poufności i profesjonalizmu przy obsłudze zgłoszeń. Skuteczne wdrożenie tych elementów jest kluczowe dla zgodności z ustawą i efektywnej ochrony sygnalistów.
Ustawa o ochronie sygnalistów to kluczowy element w budowaniu transparentności i zaufania w miejscu pracy. Pracodawcy muszą podjąć odpowiednie kroki, aby zapewnić skuteczną ochronę sygnalistów oraz wdrożyć procedury, które umożliwią bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości.
Pomagamy w przygotowaniu procedur i wyznaczeniu odpowiednich kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Dodatkowo oferujemy nowoczesny system do zarządzania zgłoszeniami sygnalistów.
Zapraszamy do kontaktu!
Tel. 733 180 586 | [email protected] | www.bhplink.pl
Źródło:
Ustawa z 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928)
