W dniu 6.02.2023r. w Dzienniku Ustaw została opublikowana nowelizacja przepisów dotyczących pracy zdalnej i okazjonalnej. Od 7 kwietnia 2023 r. wchodzi w życie regulowana prawnie praca zdalna. Sprawdź wymagania BHP – praca zdalna.
Co nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej oznaczają dla pracodawcy ?
W dniu 7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie nowe przepisy o pracy zdalnej. Od tego dnia przestanie obowiązywać tzw. praca zdalna covidowa. Przestaną również obowiązywać przepisy dotyczące dotychczasowej telepracy, jednak na mocy przepisów przejściowych pracodawcy, u których praca odbywała się w tej formie, będą mogli ją stosować jeszcze przez 6 miesięcy od dnia wejścia w życie pracy zdalnej.
Co nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej oznaczają dla pracodawcy ?
Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej może być dokonane :
- z inicjatywy pracodawcy,
- na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Pracownik musi jednak potwierdzić w formie oświadczenia (złożonego w postaci papierowej lub elektronicznej), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Gdzie określone są zasady pracy zdalnej ?
Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą
a tymi organizacjami.
Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej
w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi
w toku uzgadniania porozumienia.
Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Polecenie, porozumienie albo uzgodnienie musi zawierać następujące elementy:
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Powinno również zawierać informację dotyczącą grupy lub grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną.
Praca zdalna a wymagania BHP
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest ochrona zdrowia i życia pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (bhp).
Również w przypadku pracy zdalnej pracodawca ponosi generalną odpowiedzialność za bhp.
W przypadku pracy zdalnej możliwość realizacji tego obowiązku jest utrudniona.
Pracodawca ma ograniczony dostęp do miejsca wykonywania pracy zdalnej, którym zazwyczaj będzie miejsce zamieszkania pracownika. Dlatego działania pracodawcy w zakresie bhp są dalej realizowane, ale z uwzględnieniem specyfiki pracy zdalnej. Na przykład niektóre obowiązki realizuje sam pracownik, w szczególności organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii.
W przypadku pracy zdalnej jednoznacznie wyłączono zastosowanie kilku przepisów z obszaru bhp, w tym:
- obowiązek pracodawcy w zakresie udzielania pierwszej pomocy, czy
- obowiązek osoby kierującej pracownikami w zakresie organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Praca zdalna w mojej firmie – jak wdrożyć wymagania BHP ?
- Informacja o warunkach zatrudnienia – praca zdalna
W przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia przy zawieraniu umowy o pracę pracodawca musi przekazać pracownikowi rozszerzoną informację o warunkach zatrudnienia. Ta informacja przekazywana jest w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę.
W informacji dla pracownika pracującego zdalnie trzeba dodatkowo:
- określić jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną
- wskazać osobę lub organ odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną i upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Jeżeli uzgodnienie następuje w trakcie zatrudnienia, powyższe informacje są przekazywane pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.
- Ocena ryzyka zawodowego – praca zdalna
Pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosuje niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko.Ten obowiązek dotyczy również pracy w formie zdalnej.
Przy sporządzaniu oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną trzeba uwzględnić w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.
Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.Więcej
- Informacja o zasadach BHP w trakcie pracy zdalnej – praca zdalna (wymagania BHP).
Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:
1) zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
2) zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
3) czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
4) zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego
UWAGA ! DWA WAŻNE OŚWIADCZENIA
Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracodawca musi odebrać od pracownika oświadczenie, iż zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, a także zobowiązuje się do ich przestrzegania.
Ponadto pracownik musi złożyć dodatkowe oświadczenie zawierające potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.
Oba oświadczenia mogą być złożone przez pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.
- Szkolenia okresowe – praca zdalna
Co ważne, w przypadku pracy zdalnej (świadczonej całkowicie bądź częściowo) zawsze będzie musiało być przeprowadzone szkolenie okresowe BHP pracownika. Jest to o tyle istotne, iż Kodeks pracy wyłącza taki obowiązek w przypadku określonych stanowisk administracyjno-biurowych.
- Procedury ochrony danych osobowych w pracy zdalnej – praca zdalna
Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
Pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z procedurami oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.
Pracownik wykonujący pracę zdalną i pracodawca przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą.
- Wypłacenie ekwiwalentu, bądź ryczałtu – praca zdalna
W zakresie pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek:
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
- pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
Ponadto pracodawca może pokryć inne koszty, o ile są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Zwrot takich kosztów musi zostać określony w:
- porozumieniu ze związkami zawodowymi albo
- w regulaminie, albo
- poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo
- w porozumieniu z pracownikiem pracy zdalnej, jeżeli nie zostało zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi albo nie został wydany regulamin.
Strony mogą również ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W tym przypadku pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.
Pracodawca ma obowiązek zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, określonych w przepisach Kodeksu pracy.
Pokrycie kosztów lub wypłata ekwiwalentu pieniężnego może przyjąć formę wypłaty ryczałtu. Wysokość ryczałtu ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Źródła:
Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2023 r. poz. 240
Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2023 r. poz. 240
https://www.lex.pl/praca-zdalna-2023,23296.html
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004289#4
Poszukujesz szkoleń BHP i PPOŻ dla Twojej firmy?
Zapraszamy do kontaktu !
