Kontrola BHP w zakładzie pracy: Jak przygotować firmę i zapewnić zgodność z przepisami?

Od BHPlink / wtorek, 29 października 2024 / Opublikowano w BHP, Usługi BHP

Kobieta i mężczyzna rozmawiają o planach BHP

Konieczność przeprowadzenia kontroli warunków BHP w firmie jest regulowana prawnie – zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. nr 109, poz. 704 ze zm.). Przepisy te zobowiązują pracodawców do stałego nadzoru nad warunkami pracy oraz przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, co ma na celu ochronę zdrowia i życia pracowników. W związku z tym, każda firma musi być gotowa na kontrolę BHP, która może odbyć się w dowolnym momencie.

W artykule przedstawimy, jak przygotować firmę do kontroli BHP, jak uniknąć kar oraz na co zwracać uwagę, aby zapewnić pełną zgodność z przepisami.

Czym jest kontrola BHP w zakładzie pracy?

Kontrola BHP w zakładzie pracy jest nadzorem prowadzonym przez organy takie jak Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) oraz Państwowa Inspekcja Sanitarna (PIS). Ich zadaniem jest sprawdzenie, czy w firmie przestrzegane są przepisy prawa pracy, w tym zasady dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy.

Kontrole mogą być przeprowadzane bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy. Inspektorzy mają prawo swobodnego dostępu do zakładu pracy, przeprowadzania oględzin maszyn, urządzeń oraz dokumentacji. Kontrole te mogą dotyczyć zarówno stanu technicznego zakładu, jak i przestrzegania przepisów w zakresie organizacji pracy.

Kontrola PIP w zakresie BHP

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) regularnie kontroluje przestrzeganie przepisów BHP w zakładach pracy, aby upewnić się, że warunki pracy są zgodne z obowiązującymi normami. Kontrole mogą odbywać się bez wcześniejszego uprzedzenia, zarówno w dzień, jak i w nocy, jednak większość z nich jest planowana. Pracodawca, który spodziewa się wizyty inspektora, powinien wcześniej przeprowadzić przegląd zasad BHP. Należy sprawdzić, czy wszystkie obowiązujące przepisy są przestrzegane, a także zadbać o kompletność dokumentacji związanej z bezpieczeństwem i higieną pracy.

Podczas kontroli PIP inspektorzy zazwyczaj skupiają się na kilku obszarach:

Stanowiska pracy – sprawdzane są warunki panujące na stanowiskach biurowych i produkcyjnych, w tym przestrzeń, oświetlenie, maszyny i urządzenia.
Dokumentacja BHP – inspektorzy przeglądają regulaminy, instrukcje, akta osobowe, zaświadczenia lekarskie oraz dokumenty potwierdzające ukończenie szkoleń BHP.
Pomieszczenia higieniczno-sanitarne – oceniane jest, czy firma zapewnia pracownikom odpowiednie warunki higieniczne.
Służba BHP – weryfikowane jest, czy pracodawca utworzył służbę BHP, zlecił jej zadania specjalistom z zewnątrz lub samodzielnie realizuje te obowiązki. O zadaniach i zakresie kontroli służby BHP przeczytasz w dalszej części artykułu.

PIP może także przeprowadzać obchód po wszystkich lub wybranych stanowiskach pracy, w zależności od rodzaju wykonywanych obowiązków. Regularne przeglądy wewnętrzne oraz przestrzeganie przepisów BHP to klucz do przygotowania firmy na kontrolę i uniknięcia ewentualnych sankcji.

Zakres kontroli służby BHP

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, każdy pracodawca jest zobowiązany do utworzenia służby BHP, która pełni kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa i higieny pracy w firmie. Dla zakładów zatrudniających ponad 100 pracowników, służba BHP musi funkcjonować jako osobna jednostka organizacyjna. W mniejszych firmach, zatrudniających do 100 osób, zadania te mogą być powierzone pracownikowi pełniącemu inne obowiązki, pod warunkiem posiadania odpowiednich kwalifikacji. Co więcej, w najmniejszych przedsiębiorstwach, zatrudniających do 10 osób, pracodawca, który przeszedł odpowiednie szkolenie, może samodzielnie pełnić funkcję służby BHP.

Służba BHP odpowiada za regularne kontrole warunków pracy, ocenę ryzyka zawodowego, a także bieżące doradztwo pracodawcy w zakresie poprawy bezpieczeństwa. Jednym z najważniejszych zadań służby BHP jest szybkie reagowanie na bezpośrednie zagrożenia dla zdrowia lub życia pracowników, np. poprzez wstrzymanie pracy maszyny lub odsunięcie pracownika stwarzającego niebezpieczeństwo

Prawidłowo działająca służba BHP to nie tylko spełnienie wymogów prawnych, ale także skuteczny sposób na uniknięcie kar finansowych i stworzenie bezpiecznego środowiska pracy. Regularne audyty, szkolenia i stałe monitorowanie warunków pracy wpływają na lepszą organizację i wyższą efektywność zespołu.

Jakie są najczęstsze przyczyny kar BHP w zakładzie pracy?

Kary za naruszenia przepisów BHP są surowe i mogą wynosić nawet do 30 tys. zł. Najczęstsze przyczyny nałożenia kar to:

brak odpowiedniej dokumentacji BHP,
niedopełnienie obowiązków związanych z przeszkoleniem pracowników w zakresie BHP,
nieprzestrzeganie norm dotyczących środków ochrony osobistej,
niewłaściwe warunki pracy, które narażają zdrowie lub życie pracowników

Kontrola BHP- Jak przygotować firmę do?

Przygotowanie firmy do kontroli BHP jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami oraz uniknięcia ewentualnych kar finansowych. Aby proces ten przebiegł sprawnie i bezproblemowo, warto wprowadzić szereg działań, które pomogą w spełnieniu wymogów prawnych. Poniżej znajdziesz kilka kroków, które warto wdrożyć, aby skutecznie przygotować zakład pracy do kontroli BHP.

1. Przeprowadź audyt wewnętrzny

Regularne audyty wewnętrzne pozwalają zidentyfikować potencjalne problemy i nieprawidłowości w zakresie bezpieczeństwa pracy. Warto sprawdzić, czy wszystkie przepisy są przestrzegane, a pracownicy działają zgodnie z obowiązującymi normami. Audyt wewnętrzny obejmuje m.in.:

Stan techniczny maszyn i urządzeń – sprawdź, czy sprzęt jest w dobrym stanie, regularnie serwisowany i bezpieczny dla użytkowników.
Warunki pracy – oceń, czy stanowiska pracy są zgodne z wymaganiami BHP, a przestrzeń robocza spełnia normy dotyczące ergonomii, oświetlenia, wentylacji itp.
Środki ochrony indywidualnej – upewnij się, że pracownicy mają dostęp do odpowiednich środków ochrony osobistej, takich jak kaski, rękawice czy okulary ochronne.

2. Upewnij się, że dokumentacja BHP jest kompletna

Kompletna i aktualna dokumentacja to podstawa udanej kontroli BHP. Upewnij się, że posiadasz wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak:

Oceny ryzyka zawodowego – dokumenty te muszą być regularnie aktualizowane, zwłaszcza w przypadku zmian w organizacji pracy lub wprowadzenia nowych maszyn.
Rejestry wypadków przy pracy – wszystkie wypadki muszą być odpowiednio udokumentowane.
Protokoły powypadkowe – w przypadku wypadków przy pracy, ważne jest sporządzenie pełnej dokumentacji dotyczącej okoliczności zdarzenia i podjętych działań.
Szkolenia BHP – dokumentacja musi zawierać potwierdzenia, że wszyscy pracownicy przeszli odpowiednie szkolenia z zakresu BHP.

3. Organizuj regularne szkolenia dla pracowników

Zgodnie z 237(3) § 21 kodeksu pracy: „Pracodawca jest obowiązany odbyć szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie niezbędnym do wykonywania ciążących na nim obowiązków. Szkolenie to powinno być okresowo powtarzane.”

Szkolenia BHP są niezbędnym elementem przygotowania firmy do kontroli. Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracodawca musi regularnie uczestniczyć w szkoleniach BHP, aby prawidłowo wypełniać swoje obowiązki. Pracownicy muszą przejść szkolenie wstępne i okresowe, które zapewnia im niezbędną wiedzę do bezpiecznej pracy.

4. Konsultuj zmiany z pracownikami

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek konsultować wszelkie zmiany w zakresie BHP z pracownikami lub ich przedstawicielami. Warto organizować regularne spotkania, na których pracownicy mogą zgłaszać swoje uwagi dotyczące warunków pracy. Konsultacje te mogą pomóc w identyfikacji zagrożeń, które na co dzień mogą umknąć uwadze przełożonych.

5. Przygotuj firmę na wizytę inspektora

Podczas kontroli BHP inspektorzy mogą odwiedzić każde stanowisko pracy i szczegółowo sprawdzić zgodność z przepisami. Warto przygotować się na takie wizyty, upewniając się, że:

Stanowiska pracy są zgodne z przepisami – inspektorzy sprawdzą m.in. organizację stanowisk biurowych, warunki pracy przy monitorach ekranowych oraz przestrzeń roboczą w zakładach produkcyjnych.
Dokumentacja jest dostępna na żądanie – inspektorzy będą oczekiwać wglądu w dokumenty, takie jak akta osobowe, orzeczenia lekarskie, protokoły powypadkowe oraz rejestry szkoleń.
Pomieszczenia higieniczno-sanitarne spełniają wymogi – ważne jest, aby pracownicy mieli dostęp do odpowiednio wyposażonych pomieszczeń higienicznych.

Kontrola BHP w zakładzie pracy to nieodłączny element dbania o bezpieczeństwo pracowników. Kluczem do pomyślnego przejścia przez kontrolę jest utrzymywanie porządku w dokumentacji BHP, regularne szkolenie pracowników oraz bieżąca ocena ryzyka zawodowego. Przestrzeganie przepisów BHP pozwoli nie tylko uniknąć kar, ale także wpłynie na zdrowie i zadowolenie pracowników, co z kolei przekłada się na efektywność pracy.

Firma BHPlink oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie BHP. Pomożemy Ci spełnić wszystkie wymagania prawne i zadbać o bezpieczeństwo w Twojej firmie. Skontaktuj się z nami i zyskaj spokój, że wszystko jest pod kontrolą!

Poszukujesz kompleksowej obsługi BHP i PPOŻ dla Twojej firmy?

Zapraszamy do kontaktu!